Как сэкономить почти 10 000 000 рублей с помощью iiko

Энэрэл Опанасенко, исполнительный директор Serj Group (Монголия), рассказал нам о том, как iiko помогла его компании сэкономить около 380 млн тугриков (9,8 млн руб!)

Serj Group – самая крупная сеть ресторанов в Монголии. Serj Group объединяет заведения разных концепций – это и традиционные рестораны, и сеть кулинарий русской кухни «Милая». Для Монголии это уникальный формат: никто больше не продает блюда на вес, поэтому у нас нет конкурентов. Всего у нас 25 кулинарий и 4 ресторана в Улан Баторе. Наш первый ресторан открылся в 1999 году и это была украинская кухня. В Монголии хорошо знают и любят русскую и украинскую кухню, так повелось еще со времен СССР. Мы очень быстро открыли еще несколько ресторанов и стали развиваться как сеть.

В 2014 году в Монголию начали приходить различные иностранные франшизы и рынок резко начал меняться. Повысилась конкуренция и мы задумались об изменениях, которые позволят нам сохранить темпы роста в новых условиях. Так был создан новый концептуальный ресторан в стиле фьюжн. Мы назвали его Sto by Serj. Когда люди слышат «сто» и видят русскую кухню, они думают, что это «сто грамм» :) Но мы вкладываем в это имя другой смысл: во-первых, это старое название улицы, на которой находится ресторан, а главное, в этом ресторане все на сто процентов – и блюда, и напитки, и атмосфера.

Ресторан открылся 1 октября 2020 года, и тут в нашу страну пришла пандемия. До этого в Монголии не было ни одного случая Covid-19, поэтому мы работали без локдаунов. Первый заболевший появился в ноябре и нас сразу же полностью закрыли. Сейчас ни один ресторан не работает, даже на доставку, так как запрещен сам вид такой деятельности. Но наши кулинарии работают – мы готовим еду на собственной фабрике-кухне, а большая часть точек реализации находится внутри супермаркетов.

Для того, чтобы обеспечить централизованный учет, нам была нужна единая система для автоматизации всей сети. До iiko на нашем рынке не было решений такого масштаба, который необходим для нашей компании. В данный момент 80% наших заведений работают на iiko. Первое улучшение, которое мы сразу ощутили - это складской учет в реальном времени. Это была главная боль – раньше у нас была автоматизирована только касса, а склад мы вели в отдельной программе и бухгалтерам приходилось вручную переносить данные. Теперь мы видим данные по складу и продажам в реальном времени. Сейчас, когда все закрыто, iiko позволяет нам работать удаленно и вести учет из дома.

Кстати, у нас на iiko реализован не только управленческий учет, но и фискальный. Мы настроили расчет полной себестоимости по каждому блюду, включая все накладные расходы и амортизацию. Это очень удобно – бухгалтерам не приходится работать в двух системах. Кроме того, мы можем быстро принимать решения в ситуации с частыми изменениями цен на продукты. Это еще одна особенность нашего рынка.  Например, мясо: несмотря на огромное поголовье скота в Монголии – 75 млн голов – зимой цены на него могут вырастать до уровня европейских. Сейчас я могу удаленно видеть в iiko, сколько где каких блюд продано, по какой цене, какая общая выручка и так далее.

Каждый день я смотрю в iiko смены – кто и когда открыл, сколько заработали. Каждую неделю проверяю остатки. А наш отдел продаж и маркетинга постоянно использует АВС-анализ по блюдам и товарам. Еженедельно мы проводим собрания, где маркетологи сообщают, что они хотят изменить: фасовку, упаковку или техкарту, продвинуть какие-то блюда или убрать из продажи. Эти решения мы теперь принимаем на основании рекомендаций из iiko. Специфика кулинарии в том, что у нас очень маленькая маржа – мы в основном зарабатываем на объемах, поэтому от правильности таких решений очень зависит прибыль. Раньше мы использовали другую систему и такие данные из нее получить не могли.

Очень удобно стало вести кассовый учет и работать с накладными. Раньше мы часто имели проблемы с поставщиками из-за того, что часть накладных терялась и мы не могли своевременно провести оплату. Иногда даже приходилось оплачивать пени за просрочку. Сейчас все накладные у нас в электронном виде и бухгалтер сразу видит в iiko сроки всех платежей. Теперь мы всем поставщикам платим вовремя.  

В конце ноября мы начали разворачивать доставку в кулинариях, очень здорово, что с iiko можно сделать это быстро – не каждая компания у нас может себе это позволить. Поэтому мы опять окажемся впереди всех. С iiko мы сэкономили очень приличную сумму денег. Мы рассчитали, что общая экономия составит около 9,8 миллионов в российских рублях. Мы просто перестали нести потери из-за отсутствия нормального учета! Например, расход тех же одноразовых пакетов мы никак не учитывали, просто смотрели, сколько в конце месяца осталось. Еженедельный анализ блюд, техкарт и своевременное внесение изменений также очень существенно снижает затраты. Радикально сократились злоупотребления – продукты перестали «исчезать» со склада. Раньше мы просто закладывали на различные потери и порчу 6% от прибыли. Когда мы начали использовать iiko, эти затраты начали очень быстро сокращаться. Кроме того, теперь мы можем сократить штат бухгалтеров, и это даст нам еще около 5% экономии.

Когда мы только начинали внедрять iiko, было много забавных ошибок. Например, был такой случай – захожу посмотреть остатки, а на складе 6 тонн приправы «Вигора»! Оказывается, бухгалтер перепутала единицы измерения - вместо количества упаковок поставила килограммы. Разобрались сразу же, поменяли данные и остатки сразу пересчитались правильно. На кассе тоже был курьез –ошиблись при настройке прав пользователей.  В результате продавщица при закрытии смены с помощью ручного ввода указала в выручке какие-то бешеные миллионы. Мы зашли в отчеты iiko и удивились – откуда у нас лишние 500 000 долларов? :) Сразу же поправили права, конечно.  Сейчас уже все настроили как следует и таких происшествий больше не случается.

Энэрэл также руководит компанией Global Smart Systems, которая является партнером iiko в Монголии. Он и его команда вложили очень много усилий в локализацию продукта. Из-за пандемии старт продаж iiko пришлось немного отложить, но уже с января работа возобновится.

– Мы самая крупная ресторанная компания в стране, и у нас iiko работает отлично. Значит, будет работать и у других – улыбается Энэрэл. Мы тоже в этом абсолютно уверены и желаем обеим его компаниям больших успехов!

Хотите, мы поможем вам настроить инструменты для снижения затрат, как у Энэрэла?

ДА!